Concentratie in de moderne werkomgeving: een groot, groeiend probleem
Wie wil er nou terug naar de saaie cellenkantoren uit de vorige eeuw? Moderne werkomgevingen zijn vaak een stuk inspirerender en gezelliger. Dat werkt niet alleen plezieriger, het kan ook bijdragen aan creativiteit en kennisdeling, kernkwaliteiten die succesvolle moderne organisaties met elkaar gemeen hebben.
Helaas kent deze medaille een serieuze keerzijde: door de sterke nadruk op openheid en dynamiek komt het individuele concentratiewerk in het gedrang, wat leidt tot ontevredenheid (Pullen, 2017) en verminderde prestaties (Compernolle, 2015). Concentratiewerk stelt specifieke eisen aan de werkomgeving. Thuiswerken kan soms een uitkomst bieden, maar moet niet neerkomen op een vlucht uit een kantoor dat onvoldoende op deze eisen is afgestemd. Een effectieve, mensgerichte werkomgeving ondersteunt zowel communicatie als concentratie optimaal.
Dit artikel is deel één van drie, waarbij we nagaan welke omgevingsfactoren en individuele factoren een rol spelen bij het faciliteren van concentratiewerk. Daarbij putten we uit wetenschappelijke literatuur en uit een eigen onderzoek gebaseerd op een vragenlijst die door 255 FM professionals werd ingevuld (zie box 1).
Box 1: opzet onderzoek
In het voorjaar van 2017 hebben wij een onderzoek uitgevoerd onder 255 professionals in het FM vakgebied. De resultaten van deze vragenlijst hebben we gecontroleerd en aangescherpt tijdens een workshop georganiseerd door de kenniskring Optimalisatie van Huisvesting, waarin men heeft gereageerd op de enquêteresultaten. Het doel was om inzichtelijk te maken hoe de ideale concentratiewerkplek eruit ziet en uit te vinden welke rol de verschillende soorten afleiding en privacy daarin spelen. Dit hebben we gedaan door de deelnemers een online vragenlijst in te laten vullen. De vragenlijst bevatte vragen over de deelnemers (i.e., leeftijd, geslacht, functie, sector), het belang van concentratiewerk, de persoonlijkheid van de deelnemers (Gosling, Rentfrow, & Swann, 2003), en een open vraag over kenmerken van de werkplek die bijdragen aan concentratie.
In totaal hebben 255 personen de vragenlijst ingevuld, waarvan 58% man en 42% vrouw. De meeste deelnemers vallen in de leeftijdscategorie 50-64 jaar (N = 74, 29%), daarop volgen de leeftijdscategorieën 40-49 jaar (N = 66, 26%), 30-39 jaar (N = 59, 23%), 20-29 jaar (N = 51, 20%), 65 jaar of ouder (N = 4, >1%), en 19 jaar of jonger (N = 1, >1%). Het merendeel van de deelnemers is werkzaam in de zakelijke dienstverlening (43%), gevolgd door het onderwijs, de overheid, en de financiële sector. Voor een overzicht van de functies die de deelnemers bekleden zie Figuur 1. Hierbij valt op dat een groot deel van de functies worden gekenmerkt door een relatief groot aandeel overleg (bijv. adviseur, management/directie). Dit kan ook een verklaring zijn voor het relatief lage aandeel (31%) van concentratiewerk in een gemiddelde werkdag van de deelnemers. In vergelijkbare onderzoeken is concentratiewerk goed voor een groter aandeel (rond 50%; Gensler, 2012).
Concentratiewerk in de knel
Terwijl het succes van bedrijven tegenwoordig vooral lijkt af te hangen van hun vermogen tot samenwerking en kennisuitwisseling, besteedt de gemiddelde kantoormedewerker ongeveer de helft van zijn tijd op kantoor aan individuele taken waarbij concentratie vereist is (Gensler, 2012; Hoendervanger, Van Yperen, & Mobach, 2015). In weerwil van de toegenomen focus op communicatie is dit aandeel zelfs toegenomen (Gensler, 2012). Bovendien worden juist concentratietaken het sterkst geassocieerd met productiviteit (Maarleveld, & De Been, 2011). Geen gekke gedachte, aangezien routinewerk (op termijn) over wordt genomen door technologie en kenniswerkers vooral waarde lijken te creëren door activiteiten die enige mate van concentratie vereisen (‘deep work’; Newport, 2016). Onder invloed van digitale en fysieke afleidingen op de werkvloer (maar ook daarbuiten) wordt het steeds lastiger om dit type activiteiten uit te voeren. Theo Compernolle (2015), heeft het in dit verband zelfs over “brain hostile offices that ruin intellectual productivity”.
Hoewel 77% van de respondenten in ons onderzoek concentratiewerk belangrijk vinden, lijkt het alsof er in de praktijk onvoldoende urgentie is voor dit probleem. De afgelopen decennia hebben veel organisaties in het kader van ‘kantoorinnovatie’ en ‘het nieuwe werken’ hun werkomgeving ingrijpend gemoderniseerd, waarbij veel kamers zijn ingeruild voor open plekken voor bureauwerk en overleg. Voor concentratiewerk is vaak een beperkt aantal eenpersoons ‘cockpits’ beschikbaar (figuur 2). Dit zijn meestal kleine, inpandige eenpersoons kamertjes die alleen bedoeld zijn voor kortdurend gebruik. Dat bij het ontwerp van deze werkomgevingen overduidelijk de nadruk is gelegd op sociale interactie lijkt logisch gezien het grote belang daarvan. Bovendien kan individueel werk dankzij de ICT-revolutie tegenwoordig ‘anyplace, anytime’ worden verricht, bijvoorbeeld ook in de trein (zie box 2). Daardoor zou je denken dat medewerkers in staat zijn om een passende locatie te vinden voor concentratiewerk, wanneer ze over de juiste ICT-middelen beschikken. De praktijk laat zien dat dit in veel gevallen helaas niet lukt (Compernolle, 2015). Gebrek aan concentratiemogelijkheden en privacy staan steevast in de top drie van aspecten waarover kenniswerkers het minst tevreden zijn (Pullen, 2017).
Zowel de literatuur als het onderzoek wijzen uit dat zowel organisaties als individuele kenniswerkers veel waarde hechten aan concententratiewerk. Gek genoeg lijkt de moderne werkomgeving nog onvoldoende in te spelen op deze wens. In het tweede deel van ons onderzoek gaan we hier verder op in door factoren te identificeren die concentratiewerk bevorderen en belemmeren.
Dit artikel is geschreven door de expertgroep mensgerichte werkomgevingen. Als onafhankelijke expertgroep ontwikkelen en delen zij kennis met als doel het FM vakgebied verder te helpen bij het ontwikkelen van mensgerichte werkomgevingen. Auteurs: Petra Gielissen (Zeegroen), Jan Gerard Hoendervanger (Hanzehogeschool Groningen), Pieter van der Laan (YNNO), Nick Lettink (YNNO), Yvette Tietema (Saint-Gobain Ecophon), Martijn Vos (Nederlandse Spoorwegen, Hanzehogeschool Groningen, Universiteit Twente)
